Aus der Praxis

So arbeiten wir

Wir begleiten Kunden aus verschiedenen Branchen durch Prozesse der Neuorientierung, Umstrukturierung und Veränderung. Wie wir dabei im Einzelfall vorgehen, zeigen unsere Kundenstimmen und unsere Praxisberichte. Sie gewähren konkrete Einblicke in unsere Arbeit

Kundenbeziehungen leicht gemacht

„Unsere Designagentur war schon zehn Jahre erfolgreich auf dem Markt. Mit originellen Druckerzeugnissen hatten wir viele Stammkunden gewonnen. Trotzdem waren wir unzufrieden. Wir fühlten uns größeren Kunden gegenüber unterlegen und hatten den Eindruck, für wenig Geld auf Zuruf kreative Höchstleistungen vollbringen zu müssen. Wir fragten uns: Wie halten wir unsere Kunden, ohne uns auszuliefern?“ In dieser Situation kamen die Inhaberinnen auf ac.consult zu. Was wir gemacht haben, lesen Sie hier:

Maßnahmen und Ergebnisse

Unsere Maßnahmen

Nach einer ersten Betriebs- und Organisationsberatung werteten wir die Erfahrungen im Umgang mit Kunden aus und legten den Fokus auf größere Firmen und Institutionen. Wir untersuchten die aktuelle Kundenstruktur auf einseitige Abhängigkeiten. Das schärfte den Blick für Ziele und Verhandlungspositionen, vor allem gegenüber großen Kunden. Um Ansprüche deutlicher formulieren zu können, realisierten wir ein individuelles Telefontraining.

Die Ergebnisse

Der Kundenkontakt ist direkter und offener, was beide Seiten als Vorteil empfinden. Fehlende Standards der Auftragsbearbeitung wurden in einem praktischen Betriebshandbuch gebündelt, das folgende Hilfsmittel enthält:

  • Checkliste Kalkulation, Nachkalkulation, Stundenerfassung
  • Flexibles Preisgestaltungssystem für Auftragsverhandlungen mit festen Preisniveaus
  • Formatvorlage für Angebotsgestaltung
  • Formatvorlage für schriftliche Auftragsbestätigung
  • Konzept für Nachverhandlung oder Folgeaufträge
  • Aktualisierung der allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Nach unserer Beratung haben die Inhaberinnen diese Standards kontinuierlich weiterentwickelt. Sie haben neue Perspektiven entdeckt und Strategien zur Problemlösung entwickelt, die sie in Zukunft handlungssicher machen.

Gesucht – und gefunden: Mitarbeiter mit Verantwortung

„In unserer Dachdeckerei arbeiten 16 Angestellte. Ich habe ich mich lange um die Förderung meiner Mitarbeiter bemüht. Sie sollten mehr Verantwortung übernehmen und Kolonnen selbstständig führen. Dafür habe ich nach einem passenden Konzept gesucht.“ Welche Lösung der Geschäftsführer zusammen mit ac.consult gefunden hat, beschreiben wir hier:

Maßnahmen und Ergebnisse

Unsere Maßnahmen

Als erstes führten wir eine Betriebs- und Organisationsberatung durch. Dabei analysierten wir gemeinsam mit dem Geschäftsführer das Potenzial seiner ausgewählten Mitarbeiter. Dabei fiel uns auf, dass es erfolgreiche, aber auch sehr konfliktbeladene Arbeitsbeziehungen gibt. Wir schlugen vor, die Kolonnen und ihre Vorarbeiter neu zusammenzustellen.

Um die Vorarbeiter auf ihre künftige Rolle vorzubereiten, starteten wir eine Weiterbildung. Wir moderierten vier 90-minütige Workshops zu folgenden Themen:

  • Baustellen-Organisation und Materialdisposition
  • Aufmaßvorbereitung und Erfassung der Arbeitszeiten
  • Einsatz der Mitarbeiter nach deren Fähigkeiten
  • Vorbildfunktion, Führungsqualitäten, Durchsetzungsvermögen
  • Motivation zu fachgerechtem, schnellem, sauberem Arbeiten
  • kundenorientiertes Verhalten.

Die Ergebnisse

Die neu zusammengestellten Teams passten besser zusammen, der Kontrollbedarf auf den Baustellen reduzierte sich erheblich.

In der Weiterbildung haben die Vorarbeiter gelernt, gemeinsam Probleme zu analysieren und Lösungen zu finden. Das wirkte sich positiv auf die Arbeit der Kolonnen aus. Mittlerweile bringen sich die Vorarbeiter mit eigenen Verbesserungsvorschlägen ein, die sie selbstständig an die Geschäftsführung herantragen.

Vom Umgang mit Erfolg: IT-Unternehmen managt Wachstum

„Wir arbeiten häufig mit großen Organisationen oder Kommunen und haben es oft mit relativ unflexiblen Verwaltungen zu tun. Für öffentliche Ausschreibungen müssen wir schnell Angebote abgeben, die Vergabe der Aufträge erfolgt jedoch viel später. So entsteht ein Spannungsfeld aus Abwarten und Unsicherheit einerseits und extremem Zeitdruck nach Auftragserteilung andererseits.“ Hier erfahren Sie, wie das IT-Unternehmen mit ac.consult einen Weg gefunden hat, den Betrieb zu stabilisieren.

Maßnahmen und Ergebnisse

Die Ziele

Die Geschäftsführung wollte den Betrieb stabilisieren. Sie nutzte die Beratung von ac.consult zur systematischen Qualitätssicherung und vereinbarte mit uns folgende Ziele:

  • Entwicklung und Implementierung eines individuellen und überschaubaren Qualitätsmanagementsystems, das sich im Arbeitsalltag reibungslos anwenden lässt
  • klarere Strukturierung von Organisation und Arbeitsabläufen
  • Verbesserung der internen und externen Kommunikation
  • Verbesserung der Akquise, um an langfristige Aufträge zu gelangen.

Unsere Maßnahmen

Unsere Analyse des Unternehmens bestätigte den Beratungsbedarf und konkretisierte ihn. Wir legten folgende Aufgaben fest:

  • Regelung der internen Daten- und Informationssteuerung, Verbesserung der Ablage
  • Einführung von Qualitätsstandards für bestimmte Arbeitsprozesse
  • Arbeitsplatzbeschreibungen für alle Mitarbeiter
  • eindeutiges Führungsverhalten ohne Einschränkung des Teamcharakters
  • Steuerung der Akquise unter Nutzung neu entwickelter Methoden
  • Entlastung der Geschäftsführung durch Delegieren von Aufgaben.

In der ersten Beratungsphase mit der Geschäftsleitung klärten wir Grundsatzfragen, die später die Basis für das weitere Vorgehen bildeten. Im Einzelnen besprachen wir folgende Themen:

  • exemplarische Beschreibung eines konkreten Arbeitsprozesses im Bereich Verwaltung und Digitalisierung
  • Erstellung einer Vorlage für regelmäßige Feedback-Gespräche mit den Mitarbeitern
  • Entwicklung und Implementierung eines routinemäßigen Berichts an die Geschäftsführung durch Leiter von Großprojekten
  • Umsetzung einer Organisationsaufstellung, die auch als Basis zur Neustrukturierung dient
  • Konzeption und Implementierung einer zweiten Hierarchieebene.

Parallel dazu gründen wir im Unternehmen eine Qualitätsmanagementgruppe. Sie besteht im Kern aus drei Mitarbeitern und trifft sich regelmäßig mit allen Kollegen. Unter Anleitung eines Beraters und auf Basis der Vorgaben aus der Geschäftsführung hat die Gruppe ein Qualitätshandbuch zu folgenden Themen erarbeitet:

  • Definition von Qualität im Betrieb X und Formulierung der Unternehmensphilosophie
  • Festlegung von Qualitätsstandards in den Bereichen Arbeitsorganisation, Informationsfluss, Zeitplanung, Arbeitsklima, Arbeitsmittel, Kundenbetreuung
  • Erarbeitung von Standards für Besprechungswesen, Informationsaustausch, Transparenz in Abrechnungen und Kosten, Überstunden- und Arbeitszeitregelung, Terminverwaltung

Die Ergebnisse

Ein neuer Mitarbeiter wurde als Assistent der Geschäftsleitung eingestellt und vertritt nach klaren Regeln die Geschäftsführung. Die Organisation des Unternehmens wurde neu geordnet. Alle Mitarbeiter haben eine Arbeitsplatzbeschreibung erhalten. Außerdem wurden die Abläufe für interne Kernaufgaben und Projekte definiert. Darüber hinaus finden seither regelmäßig Gespräche zwischen Geschäftsleitung und Mitarbeitern statt. Dabei geht es um die weitere Zusammenarbeit und individuelle berufliche Weiterentwicklung.

Das neu entwickelte Qualitätshandbuch legt Standards für Abläufe im Unternehmen und qualitative Vereinbarungen fest. Es „wächst“ und hilft allen im Arbeitsalltag.

Die Veränderungen haben das Unternehmen intern strukturiert und stabilisiert. Die Mitarbeiter sind motivierter, weil sie die Arbeitsabläufe kennen und um ihre Aufgaben, Verantwortungsbereiche und Kompetenzen wissen.